W poszczególnych sektorach systemu edukacji przyjęto odmienne podejścia dotyczące kadry kierowniczej oraz kadry odpowiedzialnej za monitorowanie jakości i doradztwo. Jednak generalnie rozwiązania w systemie oświaty są znacznie bardziej szczegółowo uregulowane przepisami niż w szkolnictwie wyższym. W odniesieniu do wymagań kwalifikacyjnych:

• Przepisy dotyczące oświaty określają wymagania zarówno dla kadry kierowniczej, jak i pracowników zajmujących się monitorowaniem jakości, poradnictwem i doradztwem oraz innych pracowników.
• Przepisy dotyczące szkolnictwa wyższego określają wyłącznie ogólne wymagania dla kadry kierowniczej, a wymagania kwalifikacyjne dla pracowników zajmujących się monitorowaniem jakości i doradztwem zawodowym oraz innych pracowników są samodzielnie ustalane przez uczelnie. W przypadku poradnictwa psychologicznego uczelnie stosują jednak ogólne przepisy dotyczące wykonywania zawodu psychologa i prowadzenia psychoterapii. Pracownicy zajmujący się monitorowaniem jakości, doradztwem i poradnictwem oraz inni pracownicy nie będący nauczycielami akademickim są zatrudniani zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa pracy oraz wewnętrznymi regulacjami uczelni.
• Kadra zatrudniona w placówkach kształcenia dorosłych należących do systemu oświaty podlega przepisom odnoszącym się do kadry pracującej w przedszkolach, szkołach i innych placówkach systemu oświaty. W odniesieniu do podmiotów, które prowadzą kształcenie dorosłych poza systemem oświaty, nie istnieją specjalne przepisy regulujące kwestie kadrowe. Placówki te zatrudniają kadrę kierowniczą i innych pracowników na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa pracy i własnych regulacji wewnętrznych.

Kadra kierownicza

• Przepisy dotyczące systemu oświaty określają wymagania kwalifikacyjne dla kadry kierowniczej w placówkach publicznych, a pozostawiają swobodę w kształtowaniu rozwiązań kadrowych w placówkach niepublicznych. Ogólne wymagania określone w przepisach dotyczących szkolnictwa wyższego odnoszą się do rektorów zarówno publicznych, jak i niepublicznych uczelni, ale w odniesieniu do rektora uczelni publicznej istnieją dodatkowe wymogi, które dotyczą wykształcenia i limitu wieku.
• Ustawowe wymagania zarówno wobec dyrektora przedszkola, szkoły lub placówki publicznej (włącznie z placówkami kształcenia dorosłych) w systemie oświaty, jak i rektora uczelni publicznej lub niepublicznej obejmują m.in. wyższe wykształcenia (a dodatkowo co najmniej stopień doktora w odniesieniu do rektora uczelni publicznej) i warunki formalno-prawne (np. pełna zdolność do czynności prawnych, pełne prawa publiczne, niekaralność). Poza wymaganiami specyficznymi dla systemu oświaty kandydat na dyrektora przedszkola, szkoły lub placówki publicznej musi także posiadać formalne kwalifikacje z zakresu zarządzania. Do zadań rektora należy zarządzanie uczelnią, ale ustawowe wymogi nie obejmują formalnej kwalifikacji czy doświadczenia w zakresie zarządzania. Uczelnie mogą określać dodatkowe wymagania w regulacjach wewnętrznych.

Kadra monitorująca jakość kształcenia

• Kluczową rolę w wewnętrznym zapewnianiu jakości w systemie oświaty pełni dyrektor przedszkola, szkoły lub placówki, który odpowiada za wewnętrzny nadzór pedagogiczny, obejmujący m.in. ewaluację i monitorowanie działalności przedszkola, szkoły lub placówki. Obowiązki i kompetencje dyrektora w zakresie ewaluacji i monitorowania są szczegółowo uregulowane w przepisach. Przepisy określają też kwalifikacje i zadania pracowników kuratoriów oświaty odpowiedzialnych za zewnętrzny nadzór pedagogiczny, obejmujący m.in. ewaluację i monitorowanie działalności przedszkoli, szkół i placówek. Wymagania kwalifikacyjne obejmują posiadanie wyższego wykształcenia i odpowiedniego stopnia awansu zawodowego nauczycieli oraz ukończenie formy doskonalenia zawodowego w zakresie administracji lub zarządzania albo posiadanie odpowiedniego stażu pracy w systemie oświaty.
• Uczelnie mają znaczną swobodę w zakresie wewnętrznego zapewniania jakości, a przepisy określają jedynie pewne ogólne wymogi związane z jakością programów studiów oraz kompetencje rektora uczelni w odniesieniu do oceny pracy nauczycieli. W ramach swej autonomii uczelnie przyjmują różne rozwiązania organizacyjne – na przykład powołują pełnomocników, komisje i / lub biura zajmujące się zapewnianiem jakości. W skład komisji wchodzą nauczyciele akademiccy, pracownicy administracyjni, studenci i doktoranci, a biura zatrudniają na ogół w większości pracowników administracyjnych. Wymagania kwalifikacyjne wobec członków komisji i pracowników biur oraz ich obowiązki i kompetencje są określane wewnętrznie przez poszczególne uczelnie.

Szczegółowe informacje o zapewnianiu jakości przedstawiono w rozdziale 11.

Kadra zajmująca się poradnictwem i doradztwem

• W systemie oświaty pracują nauczyciele-pedagodzy, psycholodzy, terapeuci pedagogiczni, logopedzi i doradcy zawodowi oraz nauczyciele-doradcy metodyczny i konsultanci. Wymagania kwalifikacyjne i zadania tych specjalistów są określone w przepisach. Wszyscy posiadają wyższe wykształcenie oraz przygotowanie pedagogiczne.
• Zgodnie z ogólnymi przepisami dotyczącymi wykonywania zawodu psychologa i prowadzenia psychoterapii poradnictwem psychologicznym w szkolnictwie wyższym zajmują się osoby, które posiadają tytuł zawodowy magistra lub równorzędny po ukończeniu studiów na określonych kierunkach i kwalifikacje w zakresie psychoterapii. Przepisy dotyczące szkolnictwa wyższego nie odnoszą się w ogóle do poradnictwa psychologicznego. Nie regulują też funkcjonowania biur karier, które prowadzą doradztwo zawodowe, ani nie określają wymagań kwalifikacyjnych czy zakresu obowiązków dla tych pracowników. Kwestie te są regulowane przez uczelnie w ramach ich autonomii.

Pozostały personel

• W systemie oświaty pracują min. nauczyciele wspomagający i asystenci nauczycieli oraz nauczyciele-bibliotekarze, a opiekę zdrowotną w szkołach sprawują pielęgniarka środowiska nauczania i wychowania lub higienistka szkolna oraz lekarz dentysta. Wymagania kwalifikacyjne i zadania tych osób są określone w przepisach dotyczących systemu oświaty lub opieki zdrowotnej.
• Przepisy dotyczące szkolnictwa wyższego wyodrębniają dwie grupy pracowników, nauczycieli akademickich (zob. rozdział 9) i pracowników niebędących nauczycielami akademickim, ale nie określają grup, stanowisk, wymagań kwalifikacyjnych ani zakresu zadań dla pracowników niebędących nauczycielami. Kwestie te są regulowane w przepisach wewnętrznych uczelni.

Przepisy prawne

Uwaga: W styczniu 2021 r. Ministerstwo Edukacji Narodowej i Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego zostały połączone w Ministerstwo Edukacji i Nauki. W związku z tym rozporządzenia wydane wcześniej są obecnie nowelizowane rozporządzeniami Ministra Edukacji i Nauki.

Przepisy ogólne

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r., Kodeks Pracy (z późn. zm.): określa prawa i obowiązki pracowników w ramach stosunku pracy, które nie są uregulowane ustawodawstwem szczególnym; przepisy Kodeksu mają zastosowanie m.in. do dyrektorów przedszkoli, szkół i placówek publicznych, którzy nie są nauczycielami, dyrektorów przedszkoli, szkół i placówek niepublicznych oraz pracowników uczelni nie będących nauczycielami akademickimi.  
• Ustawa z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu (z późn. zm.): określa m.in. corocznie waloryzowaną minimalną wysokość wynagrodzenia miesięcznego dla pracowników.  
• Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (z późn. zmi.): określa m.in. powszechny wiek emerytalny oraz uprawnienia emerytalne.
• Ustawa z dnia 8 czerwca 2001 r. o zawodzie psychologa i samorządzie zawodowym psychologów (z późn. zm.) i Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 19 czerwca 2019 r. w sprawie świadczeń gwarantowanych z zakresu opieki psychiatrycznej i leczenia uzależnień (z późn. zm.): określają m.in. wymagania kwalifikacyjne dla psychologów i psychoterapeutów.  

Przepisy dotyczące oświaty i kształcenia dorosłych w ramach systemu oświaty

• Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo Oświatowe (z późn. zm.): podstawowy akt prawny dotyczący systemu oświaty; określa m.in. zadania dyrektorów przedszkoli, szkół i placówek oraz formy nadzoru pedagogicznego, obejmującego m.in. zapewnianie jakości kształcenia.
• Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. - Karta Nauczyciela (z późn. zm.): podstawowy akt prawny dotyczący nauczycieli; określa m.in. warunki zatrudnienia dyrektorów publicznych przedszkoli, szkół i placówek systemu oświaty, którzy są nauczycielami, ich zadania w zakresie działalności dydaktycznej, wychowawczej i opiekuńczej oraz ogólne zasady oceny ich pracy.
• Ustawa z dnia 22 maja 2009 r. o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych (z późn. zm.): przyznaje nauczycielom szczególne świadczenia emerytalne.
• Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (z późn. zm.): określa warunki zatrudnienia m.in. pracowników kuratoriów oświaty, którzy odpowiadają za zewnętrzne zapewnianie jakości kształcenia w przedszkolach, szkołach i placówkach systemu oświaty.
• Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (z późn. zm.): określa warunki zatrudnienia dyrektorów nie będących nauczycielami w przedszkolach, szkołach i placówkach, które są prowadzone przez jednostki samorządu terytorialnego.

• Ustawa z dnia 12 kwietnia 2019 r. o opiece zdrowotnej nad uczniami: określa wymagania kwalifikacyjne i zadania personelu zajmującego się opieką zdrowotną w szkołach.

• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 stycznia 2016 r. w sprawie określenia stanowisk urzędniczych, wymaganych kwalifikacji zawodowych, stopni służbowych urzędników służby cywilnej, mnożników do ustalania wynagrodzenia oraz szczegółowych zasad ustalania i wypłacania innych świadczeń przysługujących członkom korpusu służby cywilnej (z póżn. zm.): określa m.in. stanowiska i warunki wynagradzania pracowników kuratoriów oświaty, którzy odpowiadają za zewnętrzne zapewnianie jakości kształcenia w przedszkolach, szkołach i placówkach systemu oświaty.
• Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 29 grudnia 1998 r. w sprawie organizacji kuratoriów oświaty i tworzenia ich delegatur (z późn, zm.): określa m.in. stanowiska w kuratoriach wymagające kwalifikacji pedagogicznych, tj. wizytatorów odpowiedzialnych za zewnętrzne zapewnianie jakości kształcenia w przedszkolach, szkołach i placówkach systemu oświaty.

• Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 15 maja 2018 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (z późn. zm.): określa warunki wynagradzania m.in. dyrektorów nie będących nauczycielami w przedszkolach, szkołach i placówkach, które są prowadzone przez jednostki samorządu terytorialnego.

• Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 31 stycznia 2005 r. w sprawie wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli, ogólnych warunków przyznawania dodatków do wynagrodzenia zasadniczego oraz wynagradzania za pracę w dniu wolnym od pracy (z późn. zm.): określa coroczne stawki wynagrodzenia dla nauczycieli, włącznie z dyrektorami będącymi nauczycielami.
• Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie nadzoru pedagogicznego (z późn zm.): reguluje kwestie zewnętrznego zapewniania jakości przez pracowników kuratoriów oświaty i wewnętrznego zapewniania jakości przez dyrektorów przedszkoli, szkół i placówek systemu oświaty.
• Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 11 sierpnia 2017 r. w sprawie wymagań, jakim powinna odpowiadać osoba zajmująca stanowisko dyrektora oraz inne stanowisko kierownicze w publicznym przedszkolu, publicznej szkole podstawowej, publicznej szkole ponadpodstawowej oraz publicznej placówce (z późn. zm.): określa szczegółowe wymagania kwalifikacyjne dla dyrektorów.

• Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 11 sierpnia 2017 r. w sprawie regulaminu konkursu na stanowisko dyrektora publicznego przedszkola, publicznej szkoły podstawowej, publicznej szkoły ponadpodstawowej lub publicznej placówki oraz trybu pracy komisji konkursowej (z późn. zm.): określa szczegółową procedurę przeprowadzania konkursu.

• Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 1 sierpnia 2017 r. w sprawie kwalifikacji wymaganych od nauczycieli (z późn. zm.): określa szczegółowe wymagania kwalifikacyjne dla nauczycieli, włącznie z nauczycielami na stanowiskach kierowniczych.
• Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 19 sierpnia 2019 r. w sprawie trybu dokonywania oceny pracy nauczycieli, w tym nauczycieli zajmujących stanowiska kierownicze, szczegółowego zakresu informacji zawartych w karcie oceny pracy, składu i sposobu powoływania zespołu oceniającego oraz szczegółowego trybu postępowania odwoławczego: określa m.in. szczegółowe zasady oceny pracy dyrektorów przedszkoli, szkół i placówek.
• Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 9 sierpnia 2017 r. w sprawie zasad udzielania i organizacji pomocy psychologiczno-pedagogicznej w publicznych przedszkolach, szkołach i placówkach (z późn. zm.): określa m.in. zadania specjalistów zajmujących się pomocą psychologiczno-pedagogiczną w przedszkolach, szkołach i placówkach.
• Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 9 sierpnia 2017 r. w sprawie warunków organizowania kształcenia, wychowania i opieki dla dzieci i młodzieży niepełnosprawnych, niedostosowanych społecznie i zagrożonych niedostosowaniem społecznym (z późn. zm.): określa m.in. zadania dyrektora przedszkola, szkoły lub placówki i asystenta nauczyciela w zakresie objętym rozporządzeniem. 
•   Ministra Edukacji Narodowej z dnia 20 marca 2020 r. w sprawie szczególnych rozwiązań w okresie czasowego ograniczenia funkcjonowania jednostek systemu oświaty w związku z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 (z późn. zm.):  określa tymczasowe rozwiązania obowiązujące w systemie oświaty w czasie pandemii COVID-19 i jest w razie potrzeby na bieżąco nowelizowane.

Przepisy dotyczące szkolnictwa wyższego

• Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (z późn. zm.): podstawowy akt prawny dotyczący systemu szkolnictwa wyższego; określa m.in. ogólne warunki objęcia stanowiska i zatrudnienia oraz zadania i kompetencje rektora uczelni, a także ogólne wymagania dla osób zajmujących stanowiska kierownicze w uczelni.  
• Rozporządzenie Ministra Edukacji i Nauki z dnia 26 lutego 2021 r. w sprawie czasowego ograniczenia funkcjonowania niektórych podmiotów systemu szkolnictwa wyższego i nauki w związku z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19: określa tymczasowe rozwiązania obowiązujące w systemie szkolnictwa wyższego i nauki w czasie pandemii COVID-19.